Case
Mammoet
Bij het opzetten van een wereldwijd strategisch programma kiest het internationale bedrijf voor een planmatige aanpak. Omdat Mammoet geen specialist is op het gebied van grote veranderprogramma’s, brengt Oranjer deze expertise in.
De uitdaging: een zwaargewicht in beweging krijgen
Mammoet, een iconisch bedrijf met meer dan 200 jaar geschiedenis, stond voor een cruciale uitdaging. Om ook in de toekomst voorop te blijven lopen, ontwikkelde Mammoet zijn ‘Reshape to win’-strategie. Mark de Jong, programmadirecteur bij Mammoet, vertelt hierover: “We willen meer toekomstgericht en strategisch sturen. Zo willen we onze concurrentiepositie wereldwijd nog verder verbeteren, en marktleider blijven.”
Een cruciaal onderdeel van de ‘Reshape to Win’-strategie was het vernieuwen van het tooling- en systeemlandschap. De visie? Mammoet transformeren tot een digitaal dynamische organisatie, uitgerust met de juiste tools en vaardigheden. Deze nieuwe digitale backbone zou de flexibiliteit bieden die nodig is in de snel veranderende markt van vandaag. Kortom, Mammoet moest klaargestoomd worden voor de toekomst. Uit deze visie werd het transformatieprogramma SHERPA geboren.
Uitdagingen van een groot transformatieprogramma
In 2019 startten de voorbereidingen van SHERPA. Veel ideeën en plannen en daarmee de behoefte aan organisatiepower. “Mark en ik waren enthousiast, wilden veel, maar gingen daardoor soms op elkaars stoel zitten. Dat werkte niet”, aldus Michael Zevenbergen, programmamanager. Oranjer werd ingehuurd om te helpen organiseren.
“Door het inhuren van Oranjer kon ik blijven focussen op de inhoud en het helpen van de teams. Het programmaproces werd uit handen genomen door Oranjer. Ik hoefde daar geen tijd meer in te steken, want ik wist dat dat georganiseerd was. Daardoor had ik tijd om de teams te helpen met hun werk.”
Mark vertelt: “Een wereldwijd programma is een weg met veel obstakels, en als bedrijf zijn we niet gewend om dit soort programma’s te doen. Per steen die je optilt moet je keuzes maken. Omdat wij de kennis en kunde van dit soort programma’s niet hebben, helpt het om een partij als Oranjer erbij te hebben.”
De Oranjer aanpak met de succesfactoren van Mammoet
Oranjer start in september 2019 bij SHERPA, het programma loopt dan 9 maanden. Het eerste dat Frank Fondse, lead PMO, opviel was de gedegen start van Mark en Michael; geen woorden maar daden. “Als voorbeeld; er werden al mensen uit de business volledig vrijgemaakt om de business transformatie mee vorm te geven. Heel krachtig, want veel programma’s gaan mis doordat de business transformatie door IT gedreven wordt en niet door de business. Dat waren Mark en Michael al voor.”
De eerste stap die Frank maakte was duidelijkheid en structuur aanbrengen: wie is waarvan en wie mag waar wat van vinden, dus begon Frank met het opstellen van de governance. Een opzet waarbinnen een grote groep mensen tegelijkertijd dezelfde richting op werkt met duidelijke rollen, verantwoordelijkheden en scopeverwachtingen. Met daarnaast ook voldoende vrijheid om ieders vakmanschap te kunnen uiten. De hele governance - van executive board tot uitvoerende zelfsturende teams - bood rust, ritme en duidelijkheid. Hiermee was de solide basis gezet waarop kon worden opgeschaald naar ruim 150 consultants en stakeholders.
Mammoet had begin 2019 een capability map opgesteld, een eenvoudige weergave van de capaciteiten die Mammoet nodig heeft om haar bedrijf te runnen. Frank zag in deze business blauwdruk de scope van het programma. Het gaf duidelijkheid over de scope vanaf de start. Door de tijd heen werd de scope steeds gedetailleerder en dit resulteerde in werkpakketten voor de teams. Wanneer de scope duidelijk is kun je ook afwijkingen beheersen, inclusief de financiele consequenties. De capability map werd de rode draad door het programma.
Deze capability map en de opzet met functionele zelfsturende teams was vervolgens ook de basis bij de inrichting van de tooling om het programma mee te besturen. “Wij gebruikten Azure DevOps Boards. Elk team kreeg zijn eigen board waarmee zij de diepgang van de scope verder konden structureren en organiseren. Zelfsturing werd daarmee gefaciliteerd. Niet enkel het werk organiseren is van belang, deze tooling zorgde ook voor juiste en betrouwbare rapportages die als input diende in verschillende meetings. “Alle informatie was voor iedereen toegankelijk, hierdoor wist men op elk moment van de dag de laatste status van de voortgang. Er waren geen verrassingen daardoor”, vertelt Frank.
Mede door die zelfsturende teams was er, en is nu – 5 jaar later – nog steeds, veel betrokkenheid binnen SHERPA, er was een sterk clubgevoel waar je bij wilt horen. “Iedereen is zo begaan met het programma en het succes ervan, dat was mooi, en tegelijkertijd zorgde deze betrokkenheid ook voor vurige vergaderingen”, vertelt Frank.
Het PMO vak is voor Frank meer dan alleen structuur en organisatiepower. “Als het alleen om organiseren gaat, is het voor mij niet volledig. Ik ben er voor de programmamanager en voor de programmadirecteur, voor de third party en de consultant. Ik zie het als een gezamenlijk spel om het programma tot succes te brengen, dus iedereen moet meedoen, daar zorg ik graag voor en ben dus een luisterend oor en helpende hand voor iedereen. Een beetje de lijm om iedereen op de wagen te houden. Onze onafhankelijke plek in het programma helpt daarbij.” Omdat het doel en de visie zo goed waren vormgegeven kon die leidend zijn; niet Mark was de baas maar het programmadoel.
Resultaten
Van business transformatieprogramma’s is algemeen bekend dat ze met enige regelmaat uit de bocht vliegen. De complexiteit wordt vaak onderschat en het ontbreekt aan duidelijkheid en structuur om alle bewegende delen samen te laten komen. Met rust, ritme en duidelijkheid werd binnen het SHERPA programma een solide basis neergezet waardoor er na 5 jaar slechts één uitkomst mogelijk was: het behalen van de vooropgestelde doelen. De volgende resultaten waren daardoor het logische gevolg:
- Introductie van de 'Harmonized Way of Working'
Met de implementatie van het SHERPA programma werd er wereldwijd een uniforme werkwijze uitgerold, inclusief gestroomlijnde processen en een betere governance. - Succesvolle implementatie van SAP S/4HANA
Het hartvan het nieuwe IT-landschap en de aanjager voor toekomstige groei. - Verbeterde datakwaliteit en besluitvorming
Een uniforme manier van werkenen centralisatie van de data in SAP S/4HANA zorgen ervoor dat Mammoet beter instaat is om datagedreven beslissingen te maken.
Dankzij onze gestructureerde aanpak kon Mammoet het SHERPA programma binnen een minimale vertraging van slechts enkele maanden succesvol afronden. “Voor zo’n complex programma is dat echt uitzonderlijk”, zegt Michael.
Naast het behalen van deze tastbare resultaten, was er tijdens het programma volop ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en plezier. Dit zorgde voor een sterke teamdynamiek en activeerde de ‘growth mindset’. Met als gevolg dat een heel team aan Mammoeters met een bak aan nieuwe kennis en ervaring als ambassadeurs terug de organisatie invloeit.
Geen magie
Succes is te organiseren. Het is geen magie en het is geen toeval. Het SHERPA-programma van Mammoet is een schoolvoorbeeld van hoe een solide PMO en een onafhankelijke partner als Oranjer een groot verschil kunnen maken. Zoals Michael het verwoordt: “Oranjer hielp ons niet alleen om de controle te houden, maar ook om succesvol te zijn. Hun aanpak zorgde ervoor dat we wisten waar we aan toe waren en dat we onze doelen bereikten.”
Laatste nieuws
Laatste nieuws
Laatste nieuws
Laatste nieuws
Laatste nieuws
Artikel
Dé PMO-aanpak
In de snel veranderende wereld van projecten en programma’s is een gestructureerde aanpak essentieel voor succes. Onze PMO aanpak bestaat uit drie belangrijke fases: Kick-start, Boost en Flow. Deze fasen zijn ontworpen om ervoor te zorgen dat jouw programma niet alleen van de grond komt, maar ook duurzaam en effectief blijft.
